Deleghe uniche per i servizi online negli studi fari puntati sull’annotazione quotidiana

Deleghe uniche da registrare giornalmente in un registro cartaceo o digitale a cura del responsabile designato, secondo le dettagliate istruzioni pubblicate dall’agenzia delle Entrate il 26 novembre scorso.

Verifiche

I professionisti incaricati devono:

• organizzarsi per raccogliere e conservare ordinatamente le deleghe ricevute;
• devono verificare la legittimazione del soggetto che sottoscrive la delega.

Se un erede firma per tutti, occorre la prova della volontà unanime anche degli altri. Nel caso di eredi si deve acquisire la volontà unanime di tutti gli eredi, acquisendo i dati degli eredi ad esempio dichiarazione di successione o, se non ancora presentata, dal certificato di morte e atto di notorietà, oltre ai documenti di ciascun erede.

Se firma un legale rappresentante di persona fisica (genitore, tutore, curatore speciale o amministratore di sostegno) l’intermediario deve acquisire la prova della qualifica (certificati anagrafici, provvedimenti di nomina);

Nel caso di enti e società, vanno verificati i poteri di firma del sottoscrittore, verificando da una visura o altri documenti come ad esempio l'atto costitutivo, statuto, certificato di attribuzione codice fiscale ecc..

Gli obblighi dell’intermediario (dalla guida AdE pag. 8)

Il primo obbligo dell’intermediario è la nomina di uno o più responsabili della gestione delle deleghe.

Deve, poi, procedere all’accettazione delle condizioni generali di utilizzo dei servizi allo stesso delegati. Con l’accettazione di tali condizioni, l’intermediario si impegna ad utilizzare le informazioni acquisite per effetto del conferimento della delega per le sole finalità connesse allo svolgimento dell’incarico professionale e a rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali.

Man mano che acquisisce le deleghe dai propri clienti, l’intermediario ha l’obbligo di:

• numerarle progressivamente;
• annotarle quotidianamente in un apposito registro cronologico, predisposto su carta o con modalità elettronica.

Nel registro devono essere indicati i seguenti dati:

1. • numero progressivo e data della delega
2. • numero progressivo e data della revoca;
3. • codice fiscale e dati anagrafici/denominazione del delegante;
4. • estremi del documento di identità del sottoscrittore della delega o della revoca.

Le deleghe acquisite devono essere conservate fino al decimo anno successivo alla data di revoca o di scadenza. Insieme alle deleghe occorre conservare la documentazione usata per l’identificazione del delegante e per l’eventuale attestazione della condizione di rappresentante o erede.

I documenti informatici (deleghe elettroniche, file xml inviati e relative ricevute, eventuali copie scansionate di documenti cartacei) acquisiti e/o trasmessi in formato elettronico devono essere conservati nel rispetto delle norme del CaD.

L’Agenzia delle entrate può accedere alle sedi degli intermediari per svolgere controlli sulle deleghe acquisite. Qualora siano riscontrate delle irregolarità nella gestione delle deleghe o delle revoche, l’Agenzia può procedere alla revoca dell’abilitazione, come previsto all’articolo 8, comma 1, lett. h, del decreto dirigenziale 31 luglio 1998. Restano, inoltre, ferme la responsabilità civile e l’applicazione delle eventuali sanzioni penali.