Conservazione documenti fiscali, i risultati del tavolo interistituzionale

In vista della nuova data di adozione esclusiva e obbligatoria delle Linee guida, in materia di conservazione digitale dei documenti, fissata al 1° gennaio 2022, sono stati pubblicati il 17 dicembre scorso, sul sito dell'Agid, i chiarimenti sui metadati per i documenti a rilevanza fiscale.

E' il risultato del lavoro svolto, da luglio a ottobre 2021, dal tavolo tecnico interistituzionale, coordinato da Agid, con la partecipazione, fin da giugno 2021, di Agenzia delle entrate, Consiglio nazionale dei dottori commercialisti, Assosoftware, Anorc e Assoconservatori, il supporto metodologico del Politecnico di Milano e di quello tecnico di Sogei.

Il testo finale, denominato “I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile” e corredato da uno schema che riepiloga i chiarimenti esplicitati, riporta l’analisi delle migliori soluzioni applicative per i documenti di natura fiscale, individuate al fine di agevolare l’attuazione delle nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il lavoro si è concentrato, in particolare, sull’applicazione dell’allegato 5 alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, nella versione del 18 maggio 2021, che illustra i metadati relativi al documento informatico.

I chiarimenti contenuti nel lavoro finale fanno riferimento principalmente al documento fattura, data la sua particolare complessità, ma possono essere applicati per analogia anche ad altre tipologie documentali non trattate esplicitamente, se si ravvisino le stesse condizioni di applicabilità, ferma restando la responsabilità esclusiva del produttore.

La ragione alloggia nella circostanza che i metadati – ossia quelle informazioni necessarie per correttamente formare, gestire e conservare nel tempo il documento informatico - devono essere generati e associati permanentemente ad esso al momento della sua formazione.

Nel caso in cui tali informazioni siano già incluse nel documento informatico - come, ad esempio, il numero e la data della fattura elettronica -, la loro generazione e associazione può essere eseguita anche in una fase successiva alla nascita del documento informatico, sotto la responsabilità esclusiva del produttore.

Il documento redatto, inoltre, evidenzia che, in alcuni ambiti, determinati metadati non possono essere presenti fin dalla nascita del documento informatico per i vincoli e le peculiarità del processo di veicolazione che prevede logiche e tracciati obbligatori, come nel caso della e-fattura che “viaggia” tramite il Sistema di interscambio o gli ordini elettronici con Nso (nodo di smistamento ordini di acquisto). Anche in tali ipotesi è ammesso eseguire la metadatazione in una fase successiva alla formazione del documento.

Ai 5 metadati obbligatori, previsti dal Dpcm 3 dicembre 2013, nelle nuove Linee guida ne sono stati aggiunti dei nuovi nel rispetto dei principi di interoperabilità, trasparenza e conoscenza approfondita del contesto documentale. In pratica, ad oggi sono previsti 18 metadati, di cui 14 sono obbligatori, applicati alle principali tipologie di documenti fiscali e contabili presenti nelle aziende. Di questi, nel lavoro interstituzionale, vengono definite le modalità di valorizzazione e illustrati nel dettaglio i chiarimenti.