DICHIARAZIONI COMUNICAZIONI E OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE DEL COMMERCIALISTA

Con la risposta n. 217 del 26 aprile 2022, l’Agenzia delle entrate chiarisce, tra l’altro, che non vi è obbligo, in capo all'intermediario, di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e che la conservazione delle dichiarazioni deve avvenire nel rispetto della normativa vigente, anche qualora si tratti di documenti informatici.

Detto obbligo riguarda pure tutti gli altri documenti che gli intermediari trasmettono all'ufficio o gestiscono per i contribuenti.

L'istante, intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali, ai sensi dell'articolo 3, comma 3 Dpr n. 322/1998, rappresenta di:

• rilasciare al cliente l'impegno a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle entrate i dati contenuti nella dichiarazione al momento dell'assunzione dell'incarico per la sua predisposizione;
• sottoscrivendo, altresì, il riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi.
• procede alla compilazione della dichiarazione su modello conforme, mediante software;
• e sottoscrive la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico mediante apposizione della firma elettronica, basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle entrate.

Successivamente, l’istante:

trasmette la dichiarazione attraverso i canali telematici messi a disposizione dell'Agenzia;

1. verifica l'esito della trasmissione attraverso la consultazione della ricevuta resa disponibile sul sito dell'ente menzionato;
2. entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione, poi, condivide con il cliente la copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa, per e-mail ovvero per posta ordinaria, e la copia in formato .pdf della comunicazione di ricezione della dichiarazione rilasciata dall'Agenzia.

Infine, l’intermediario conserva la copia della dichiarazione in formato cartaceo, completa della sottoscrizione riportata sul riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio.

Le domande

Ciò detto, l’istante formula una serie di quesiti, al fine di conoscere:

• se l'articolo 3, comma 9-bis Dpr n. 322/1998 preveda o meno l'obbligo di apporre la sottoscrizione (olografa o digitale) dell'intermediario incaricato alla trasmissione, sulla copia delle dichiarazioni oggetto di conservazione.
• se, nell'ipotesi di conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse su supporto informatico l'intermediario abilitato sia tenuto ad osservare le previsioni contenute nell’articolo 2 e ss. Dm 17 giugno 2014 in combinato disposto con il Cad.
• se il rinvio, operato dall'articolo 3, comma 9-bis citato all'articolo 43 Dpr n. 600/1973 per definire il periodo di conservazione delle copie delle dichiarazioni fiscali in capo all'intermediario, sia da ritenersi un rinvio "mobile", soggetto alle eventuali discipline derogatorie dei termini previsti dal citato articolo 43.
• se l'obbligo di osservare le previsioni contenute nell'articolo 2 e ss. Dm 17 giugno 2014, in combinato disposto con il Cad, trovi applicazione anche per i documenti che l'intermediario trasmette telematicamente e di cui conserva copia, anche se non ricompresi nell'ambito applicativo dell'articolo 3, comma 9-bis più volte citato.

L’Agenzia premette che, nei più recenti interventi di prassi (cfr. risposte nn. 518/2019 e 619/2020), è stato già precisato, tra l'altro, che “la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall'intermediario … gli obblighi di conservazione sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo:

1. contribuenti e sostituti d'imposta conservare l'originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall'incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione)
2. gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa.

Sono valide, a questo fine, sia modalità analogiche sia elettroniche, fermo restando che, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale o "C.A.D."). Alla luce di quanto sopra, si ritiene condivisibile qualunque procedura che si conformi ai principi espressi”.

Ebbene, l’Agenzia conferma l'assenza di un obbligo, in capo all'intermediario, di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e, in conseguenza, delle relative copie.

Inoltre, posto che le dichiarazioni sono pur sempre documenti fiscalmente rilevanti, la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente, ossia, qualora si tratti di documenti informatici (perché originati come tali o in essi trasformati nel rispetto delle prescrizioni di legge), in primis il Cad e i relativi decreti attuativi, tra cui, per lo specifico ambito tributario, il citato Dm 17 giugno 2014.

Peraltro, continua l’Agenzia, il rispetto delle disposizioni del richiamato Dm non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi (e le relative copie), ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all'ufficio e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione, come l’"esterometro", le "dichiarazioni d'intento", i modelli di pagamento unificato F24, i modelli di variazione dei dati Iva ed altri che possono parimenti rientrare nella normale attività degli intermediari (si pensi, ad esempio, alle liquidazioni periodiche Iva).

Termine di conservazione

Quanto, infine, al rinvio contenuto nell'articolo 3, comma 9-bis Dpr n. 322/1998, a mente del quale i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano copia di quelle trasmesse per il periodo previsto dall'articolo 43 Dpr n. 600/1973, va evidenziato che il relativo termine non può essere inteso in maniera statica - ossia “il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione” - ma come "termine per l'accertamento" del periodo d'imposta di riferimento (si veda, in questo senso, la rubrica dello stesso articolo 43).
Così, non solo esso troverà applicazione anche per dichiarazioni diverse da quelle sui redditi (come la dichiarazione Iva) ma, altresì, per l'intero arco temporale necessario a tal fine, sia esso diminuito o maggiorato, rispetto a quello ordinario, in ragioni di peculiari previsioni normative, quali quella di cui all’articolo 12 Dl n. 78/2009 o altre, previste, ad esempio, dalla legislazione di emergenza necessaria a far fronte ad eventi imprevedibili come sismi, alluvioni o altri eventi eccezionali.