Vending machine, come conciliare invio dei corrispettivi e e-fattura

Sufficiente l'annotazione nella sola contabilità generale delle e-fatture emesse in relazione a quei corrispettivi incassati mediante distributori automatici.

Con la risposta n. 88 del 22 febbraio 2022 l’Agenzia delle entrate spiega come agire correttamente ed evitare la doppia imposizione dei corrispettivi incassati per la ricarica di tessere prepagate da utilizzare nelle lavanderie a gettone, trasmessi telematicamente al Fisco dai “distributori automatici” e per i quali è stata emessa anche fattura elettronica tramite Sdi perché richiesta da clienti business.

L’istante è una ditta individuale che gestisce lavanderie a gettoni completamente automatizzata. I clienti acquistano da una cassa centralizzata tessere ricaricabili o gettoni per l’utilizzo delle macchine.

La cassa centralizzata è a tutti gli effetti, precisa la ditta, una vending machine, poiché rispetta le specifiche tecniche stabilite, per la trasmissione e memorizzazione dei dati, nella fase transitoria per questo tipo di dispositivi, dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 giugno 2016.

In particolare, la cassa rappresenta una “torre di ricarica”, un meccanismo cioè che, come qualsiasi altro strumento utilizzato per la cessione di beni e/o la prestazione di servizi e per la ricarica di strumenti utili al pagamento dei corrispettivi, segue la stessa disciplina delle vending machine (censimento, alla memorizzazione, alla trasmissione, eccetera).

Nell’interpello è precisato che alcuni dei clienti della ditta sono utenti business. Quest’ultimi acquistano o ricaricano una prepagata, sempre tramite la torre di ricarica, per utilizzo professionale, e richiedono, quindi, l'emissione di una fattura, quale titolo per la deduzione fiscale della spesa e per la detrazione Iva.

L’acquisto o la ricarica della prepagata avviene sempre in presenza del titolare che verifica l'importo fatturabile. I soggetti passivi che acquistano beni o servizi che formano oggetto dell'attività propria dell'impresa da commercianti al minuto (in cui rientrano le vending machine), ricorda l’Agenzia, sono obbligati a richiedere la fattura.

Il gestore delle lavanderie fa presente che, tuttavia, lui non può scorporare i dati dei corrispettivi compresi nelle fatture emesse dal sistema master, poiché il sistema è strutturato in modo da garantire un elevato livello di sicurezza e di inalterabilità dei corrispettivi acquisiti dall'operatore.

Né ritiene corretto imputare nel software dati di corrispettivi diversi da quelli registrati dal sistema master.
Impraticabile anche il ricorso all’annotazione sulla fattura del numero di scontrino, come indicato in una Faq dell’Agenzia delle entrate, poiché la torre di ricarica in esame non emette scontrini fiscali.

In sintesi, l’istante teme di vedere duplicati gli incassi relativi alle suddette fatture, in quanto trasmessi dal sistema come corrispettivi ma anche inviati quali fatture elettroniche tramite il Sistema di interscambio. Di conseguenza, chiede quale sia il corretto comportamento da adottare per evitare che la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi - tramite distributori automatici - possa generare una duplicazione d'imposta in caso di successiva emissione, a richiesta del cliente, di fattura elettronica.

Nel presupposto che la cassa centralizzata sia a tutti gli effetti una vending machine e possa essere considerata una “torre di ricarica”, l’Agenzia innanzitutto ricorda che l’emissione della fattura non è obbligatoria se non richiesta dal cliente, e comunque non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, per le prestazioni di servizi rese nell'esercizio di imprese in locali aperti al pubblico, in forma ambulante o nell'abitazione dei clienti (articolo 22, decreto Iva).

Inoltre, non sono soggette a certificazioni, tramite ricevuta o scontrino fiscali, stabilisce l’articolo 2, comma 1, del Dpr n. 696/1996 “le cessioni e le prestazioni effettuate mediante apparecchi automatici, funzionanti a gettone o a moneta; le prestazioni rese mediante apparecchi da trattenimento o divertimento installati in luoghi pubblici o locali aperti al pubblico, ovvero in circoli o associazioni di qualunque specie”.

Tuttavia, l'articolo 2 del Dlgs n. 127/2015, ha introdotto per i commercianti al minuto e attività assimilate, obblighi di memorizzazione e trasmissione all’Agenzia delle entrate dei dati relativi ai corrispettivi giornalieri. Più precisamente dal 1° aprile 2017 tutti gli operatori che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi tramite “distributori automatici” dotati di specifiche caratteristiche devono provvedere alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi. Per assolvere l’adempimento, prevede la stessa norma, nel provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate che definisce le regole tecniche di memorizzazione e trasmissione delle informazioni richieste, sono indicate le soluzioni che consentano di non incidere sull'attuale funzionamento degli apparecchi distributori e garantiscano, nel rispetto dei normali tempi di obsolescenza e rinnovo degli stessi, la sicurezza e l'inalterabilità dei dati relativi ai corrispettivi acquisiti dagli operatori.

La semplificazione, in ogni caso, lascia però fermo l’obbligo di emissione della fattura nel caso in cui il cliente lo richieda come avviene nella vicenda proposta nell’interpello.

Le operazioni effettuate dai commercianti al minuto e relative ad attività simili, ricorda l’Agenzia continuando il suo ragionamento, devono essere alternativamente certificate:

• nei confronti dei soggetti passivi d'imposta e, se richiesta, dei consumatori finali, per mezzo di una fattura (elettronica tramite Sdi, con eccezione dei casi di esonero)
• tramite ricevuta o scontrino fiscali con riferimento alle ipotesi individuate dal decreto ministeriale del 10 maggio 2019, per le quali ancora non ricorre l'obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi
• come previsto dall’articolo 2, commi 1 e 2, del Dlgs n. 127/2015, tramite memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all'Agenzia delle entrate dei dati relativi ai corrispettivi giornalieri e rilascio, se previsto, del documento commerciale.

In relazione al caso in questione, in cui l’operazione risulta certificata sia tramite trasmissione dei corrispettivi effettuata dai distributori automatici sia con emissione della fattura elettronica perché richiesta dal cliente, l’Agenzia ritiene possibile procedere con l'annotazione nella sola contabilità generale delle e-fatture emesse in relazione a quei corrispettivi incassati mediante la “torre di ricarica” per rifornire prepagate associate ai clienti business, a patto che il contribuente sia in grado di dimostrare il collegamento e la riconciliazione puntuale degli importi memorizzati nel sistema master della vending machine e quelli certificati con la fattura elettronica.

Tale procedura consente di evitare la duplicazione, nella liquidazione Iva, di importi già memorizzati elettronicamente e trasmessi telematicamente.

L’Amministrazione descrive passo passo come agire per non commettere errori:

• effettuare la ricarica da parte dei clienti business solo attraverso le tessere ricaricabili (e non anche attraverso gettoni), associando il codice di riferimento della prepagata, al momento del suo rilascio, al cliente stesso
• indicare sulla fattura emessa, tra l'altro, il codice di riferimento della tessera associata al cliente e la data di ricarica
• consegnare la fattura non oltre il momento dell'ultimazione dell'operazione di ricarica, al pari dell'effettuazione della memorizzazione elettronica del corrispettivo
• in alternativa, consegnare, non oltre la fine della ricarica, una apposita quietanza che riporti il codice di riferimento della tessera associata all’utente, i dati di riferimento del cliente, l'ammontare della ricarica e la data di effettuazione, richiamando poi la quietanza nella fattura elettronica emessa
• indicare nella fattura elettronica emessa, tramite annotazione nel blocco informativo “Altri dati gestionali”, che l'imponibile e l'imposta sono già confluiti tra i dati memorizzati e trasmessi telematicamente
• compilare, come proposto dall'istante, un report dei corrispettivi riguardanti le fatture elettroniche, per consentire la riconciliazione tra l'imposta relativa ai corrispettivi trasmessi, quella relativa alle fatture elettroniche emesse nello stesso periodo di liquidazione, e l'imposta indicata al rigo VP2 “totale delle operazioni attive” nella comunicazione di liquidazione periodica Iva.